Vārds “multitaskošana” skan moderni: e-pasts vaļā, ziņapmaiņa pīkst, pārlūkā desmit cilnes, starp tām darba uzdevumi, pārtikas saraksts un vēl meklējumi Google – labas dāvanas idejām kolēģiem. Taču smadzenes pārslēdzas starp uzdevumiem, katru reizi zaudējot daļu uzmanības.
Piemērs no ikdienas: tu raksti e-pastu, atnāk ziņa, tu pārlec, atbildi, atgriezies pie e-pasta un mirkli domā: kur es paliku? Šis mirklis nav nieks – tas atkārtojas desmitiem reižu. Arī kļūdu skaits pieaug, jo prāts atceras mazāk detaļu, kad vienlaikus fokusējas uz vairākām tēmām. Tieši tāpēc multitaskings rada ilūziju, ka dari vairāk, bet patiesībā tikai biežāk sāc no jauna.
Katrā pārslēgšanās reizē organisms jūt nelielu saspringumu: “steidzami jāreaģē”. Tas izklausās niecīgi, bet, ja šādi dzīvo vairākas stundas dienā, smadzenes jūtas kā pēc garas braukšanas pa pilsētu ar nepārtrauktu bremzēšanu un gāzēšanu. Multitaskošana ne tikai atņem laiku – tā ietekmē arī iedziļināšanos jautājumā.
Kur multitaskošana strādā un kur tā mūs iegāž?
Ir situācijas, kur vairāku lietu veikšana veinlaicīgi – der. Piemēram, mehāniskas darbības bez kognitīvām prasībām var savienot: sakārtot mapes, kamēr fonā skan podkāsts, ātri sūtīt vienāda tipa apstiprinājumus, skenēt dokumentus, kamēr galvā formulējas ideja. Šeit smadzenes netiek spiestas turēt vienlaikus divas analītiskas darbības.
Savukārt radošs rakstīšanas darbs, finanšu analīze, mācīšanās vai stratēģiska plānošana cieš jau pie pirmās novēršanās. Šajos uzdevumos nepieciešama dziļa uzmanība – koncentrācija, kur domas no pirmās rindkopas loģiski izaug līdz pēdējai. Ja ik pēc trīs minūtēm ir jāatver čats, rezultāts kļūst saraustīts, teksti – plakani, bet skaitļos ielavās kļūdas.
Strādājot pie trīs lieliem uzdevumiem paralēli, ikreiz jāatceras projekta vēsture, noteikumi, kļūdu saraksts, iepriekšējā tikšanās piezīmes. Jo sarežģītāka joma, jo dārgāka pārslēgšanās. Multitaskošana šeit līdzinās ēdiena gatavošanai, kad katliņš vārās uz katras plīts vietas: beigās viss ir silts, bet nekas nav līdz galam garšīgs.
Praktiskie paņēmieni, kā atbrīvoties no vairāku lietu veikšanas vienlaicīgi?
Pirmais solis – laika bloki. Izvēlies vienu uzdevumu un sniedz tam 25 līdz 50 minūšu nepārtrauktu uzmanību. Pēc tam – īsa pauze, un tikai tad pārslēgšanās. Svarīgi: bloka laikā visi paziņojumi izslēgti, pārlūkā vaļā ir tikai saistītās cilnes, telefons atrodas klusajā režīmā citā istabā vai atvilktnē.
Otrs paņēmiens – vienādas darbības apvienot: visi zvani kopā, visi rēķini kopā, visi e-pasti divos logos dienā. Tā vietā, lai visu dienu sīkām porcijām reaģētu uz ienākošo, tu apzināti izlem, kad atbildēsi. Trešais – klusās stundas. Vienojies komandā par laiku, kad nekas “nedeg” un ziņapmaiņā nav gaidāmas tūlītējas atbildes. Tas uzreiz paceļ darba kvalitāti: vienu stundu dienā, kurā katrs pilda “smagos” uzdevumus, varētu pielīdzināt trim saraustītām.
Noderīgas ir arī “iemestas enkura frāzes” pie galvenajiem uzdevumiem: piemēram, katru reizi, atverot dokumentu, pirmajā rindkopā ieraksti vienu skaidru nākamās darbības aprakstu, piemēram, “tālāk jāpārbauda 2. nodaļas dati un jāsalīdzina ar iepriekšējo mēnesi”. Kad atgriezīsies, nebūs jātērē uzmanība un laiks, lai saprastu, kur darbs palika nepabeigts. Pirms aizver darba failu, atzīmē, kur tieši apstājies, un uzraksti pāris jautājumus sev nākamajai darba sesijai.
Ātrā pašdiagnostika: kad “darīt vairāk”, kad sāk bremzēt?
Dažreiz vieglāk ir nevis teorētiski vērtēt multitaskošanu, bet pamanīt signālus ikdienā. Ja atpazīsti vairākus no šiem, ir vērts pārkārtot darba ritmu:
● Pēc 10 minūšu pārtraukuma grūti atcerēties, kur tieši apstājies.
● Tekstos parādās sīkas, dīvainas kļūdas.
● Darba diena beidzas ar sajūtu “skrēju, bet maz izdarīju”.
● Jūti nepacietību sarunās: gribas vienlaikus klausīties un “ātri pabeigt kaut ko citu”.
Noder arī sava “uzmanības inventarizācija”. Nedēļas beigās īsi pieraksti, kurās situācijās biežāk pārslēdzies. Var izrādīties, ka galvenais traucētājs nav pat darba čats, bet atvērtas cilnes ar jaunumiem vai ieradums ik pa brīdim “tikai ieskatīties e-pastā”. Tad risinājums ir vienkāršs: filtrs iesūtnē, skaņu izslēgšana, atsevišķs pārlūka profils “fokusam”.